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L’idée de cet article m’est venue suite à un N-ième partage sur les réseaux sociaux de photographe s’étant fait dérober leur matériel quelque part (c’est moche), y compris les ordinateurs et/ou disques durs contenant tout leur travail (c’est très moche). Si le vol en lui-même est parfois impossible à éviter, son impact est souvent assez facile à limiter. Il en est de même pour les défaillances de matériel, bien plus fréquentes qu’on ne le pense. C’est certain, une stratégie de sauvegarde judicieuse risque un beau jour de vous épargner bien des tracas. Et en plus, ce n’est pas forcément très cher !

https://fr.wikipedia.org/wiki/Serveur_de_stockage_en_r%C3%A9seau

Photo par tvjoern – Pixabay.

 

La stratégie de sauvegarde 3-2-1

Cette stratégie repose sur un principe assez simple. Chaque fichier (image ou autre) doit exister :

  • en 3 exemplaires,
  • 2 exemplaires locaux (= chez vous, par exemple), mais sur des supports différents,
  • 1 exemplaire distant, doit être situé à un emplacement différent des 2 exemplaires précédents (= chez un ami, dans le cloud…).

Les 2 exemplaires locaux

Prenons par exemple le fichier “ma_photo.jpg”. Celui-ci se trouve en général sur le disque dur de l’ordinateur de travail, utilisé pour Lightroom ou tout autre outil de gestion d’images. Une copie de cette photo devra être faite sur un autre support (disque dur externe, NAS (Network Attached Storage – Serveur de stockage en réseau autonome), autre ordinateur) le plus tôt possible. Ainsi, en cas de vol de l’ordinateur principal, ou de défaillance de son disque dur, une copie sera immédiatement accessible.

Pour ceux dont les fichiers originaux sont stockés sur un disque dur externe et non dans l’ordinateur, même processus : ils devront être copiés sur un autre support.

L’exemplaire distant

Le 3e exemplaire, dit exemplaire distant, doit se situer dans un lieu différent des 2 autres. C’est la sauvegarde “de la dernière chance”, dans le cas où aucune des 2 autres n’est accessible : vol, catastrophe naturelle… Un malheur est vite arrivé, et que ce soit des photos faites dans un cadre personnel ou professionnel, leur perte est souvent irréparable.

Dans ce cas, plusieurs solutions existent, avec par exemple :

  • Un disque dur externe, que l’on laisse dans un endroit où l’on va souvent (et oui, il faut bien pouvoir y copier facilement de nouveaux fichiers !) mais situé assez loin pour ne pas être affecté par le même mal (imaginons une inondation : chez le voisin, il peut être touché aussi…). C’est mon ancienne manière de travailler.
  • Le Cloud. Il existe aujourd’hui de nombreuses offres permettant de sauvegarder ses fichiers en ligne. Plus précisément pour les photographes, Amazon via son Prime offre un stockage illimité des photos, y compris les RAWs ! C’est ce que j’utilise depuis quelques mois. Ma recommandation ici est d’utiliser des services avec des serveurs situés en Europe, ainsi qu’une bonne connexion à internet : avec une connexion ADSL à 125 Ko/s montant, il m’aura fallu près de 6 mois pour avoir mes 1,5 To de données dans le Cloud. Chaque dixième de seconde gagné sur le transfert d’un fichier peut faire gagner énormément de temps sur le volume total.

Et, bien évidemment, rien n’empêche d’avoir plusieurs exemplaires distants… si ce n’est la bande passante de sa connexion à internet 🙂

Quelques conseils

Sauvegardez souvent

Une sauvegarde ne sert à rien si elle n’est pas à jour. La copie locale doit être faite en quasi temps réel, en même temps ou presque que l’apparition ou de la modification du fichier original. Après chaque nouvel import, par exemple. En théorie il devrait en être de même de la copie distante. En pratique, si le support n’est pas accessible à distance, c’est plus délicat… Une sauvegarde hebdomadaire est en général suffisante pour une utilisation personnelle. Le Cloud permet de contourner cette contrainte, mais on reste tributaire de la vitesse de la connexion internet.

Ne pas tout sauvegarder

Il n’est pas utile de tout sauvegarder. Autant sauvegarder le catalogue de Lightroom (ou tout autre logiciel) est plus que judicieux, sauvegarder les fichiers temporaires, les previews et autres n’ont aucun intérêt car ils sont générés par le logiciels. On gagne du temps, et de l’espace de stockage, en les évitant.

Si possible, automatisez !

Faire ses sauvegardes, ce n’est pas la tache la plus attrayante. S’il est possible de le faire automatiquement, pourquoi se gêner ? Il existe de nombreux outils pour Windows, MacOS ou Linux, gratuits ou payants, qui une fois correctement configurés feront tout le travail, sauront aussi détecter les modifications et mettre à jour tous les fichiers qui ont besoin.

Ne pas videz ses cartes mémoire trop vite

Il peut être judicieux de ne pas vider trop rapidement ses cartes mémoire, surtout si on en a plusieurs. Suivant le temps nécessaire pour s’assurer de la redondance des données en 3 exemplaires, gardez quelques temps ses photos sur ses cartes mémoire peut vous sauver la mise.

Cas concret : ma stratégie.

Pour illustrer un peu tout cela, voici la stratégie que j’utilise en ce moment-même. Attention, c’est un peu geek sur les bords 🙂

backup strategy_stratégie de sauvegarde

1. Le fichier original

A l’import mes photos sont copiées sur un SSD qui me sert de disque de travail, dans mon ordinateur principal. Un disque dur WD Red, dédié aux NAS, stocke dans ce même ordinateur tous mes projets archivés. Je copie manuellement mes fichiers du SSD vers le disque dur. Mes fichiers originaux sont donc répartis entre un SSD (fichiers en cours + catalogue Lightroom) et un disque dur (TOUTES mes autres photos depuis 2006).

2. La copie locale

Je dispose d’un NAS Synology qui, parmi ses nombreuses attributions, me sert de sauvegarde locale. A l’aide de Robocopy (l’utilitaire de copie incrémentale de fichiers intégré à Windows) et du planificateur de tâches, je vérifie chaque 6 heures le contenu de mes 2 disques et les copie dans un dossier dédié sur le NAS. Ainsi, nouveaux fichiers et fichiers modifiés y sont copiés fréquemment. Ce n’est certes pas du temps réel, mais c’est assez proche pour moi.

3. La copie distante

Auparavant sur un disque dur externe laissé sur mon lieu de travail, celle-ci s’effectue maintenant en 2 parties avec Amazon Drive (stockage de photos illimité avec Amazon Prime) et mon hébergeur, via mon NAS Synology et ses applications Cloud Sync et Hyper Backup.
L’ensemble des photos est synchronisé sur Amazon Drive via Cloud Sync. C’est facile, ça marche tout seul. C’est juste très long si on n’a pas une connexion à internet très rapide. Etant donné que les fichiers RAW ne sont jamais directement modifiés, leur chargement en ligne est une tâche unitaire. C’est plus délicat avec des PSD de plusieurs Go, il faut un peu de patience. Cette sauvegarde est elle en temps réel, Cloud Sync surveille les modifications de certains dossiers et démarre de suite la synchronisation.
Le catalogue Lightroom est quand à lui sauvegardé chez mon hébergeur par l’application HyperBackup, chaque jour. Hyper Backup permet une mise à jour incrémentielle afin d’éviter d’envoyer tout le fichier en cas de modification, mais juste les parties modifiées. Très pratique avec un catalogue de près de 2 Go.

En conclusion

Ainsi, avec un peu d’huile de coude on arrive à avoir une solution tout automatisée couvrant tous les besoin d’une stratégie 3-2-1. Il est tout à fait possible de simplifier tout cela avec une paire de disques durs externes, qu’il suffit de faire tourner.

Côté coûts, c’est très limité. Une stratégie de sauvegarde avec 2 disques durs externes de 2 To couvrirait parfaitement mes besoins et coûterait dans les 150 EUR. Ma stratégie actuelle est plus coûteuse du fait du NAS, mais son coût est de toute façon réduit car je l’utilise pour d’autres applications. De même pour les services de stockage en ligne, obtenus via mon abonnement Amazon Prime et mon hébergement de site web. Le coût d’installation de cette solution a donc été de 0 EUR, disposant déjà de tout le matériel.

Je suis curieux de connaître votre méthode de sauvegarde, décrivez-la donc dans un commentaire ! Ou je peux peut-être vous aider à mettre au point votre future stratégie 😉

Important for an amateur, critical for a pro, a proper backup solution is something not to leave for later, as later might be too late!

Hard drive backup

Photo by Christian Jansky

Here are a 3 rules that should, ideally, be applied:

  • Back up everything

Avoid at all costs not having at least 1 duplicate of a photo. That means at least one on your computer and one on an external drive, for example. As good and reliable are the hard drives today, there is always a risk for them to fail at some point, which means you may lose a few shots… or the whole drive’s content.

  • Back up often

Having a backup option is nice, using it is better. Back up often, there is nothing worst that having all the tools, but still losing content because they’re not used properly. There are scripts and software, free or not, that will help you with that task by making it totally automatic.

  • Back up offsite

Last but not least, don’t forget to make an offsite backup. Who knows what can happen, having all you backups on the same place is not a good idea: theft, fire,… You may lose anyhow all your data. Plan to have an offsite backup somewhere, preferably in another city, that will keep your data safe and sound.

So, how to backup my photos?

  • External hard drives

The easiest solution. They come with the largest capacity of all, and you always have the possibility to recycle older drives (as your backup drives will not be extensively used).

  • CDs/DVDs/Blu-rays/etc

It requires a bit more work than the hard drives solution, and may not be rewritable. The biggest issue is the much smaller capacity, as well as the trend of getting rid of optical supports. It is also the cheapest solution.

Note: depending on the studies, optical supports may offer a longer lifespan than hard drives.

  • Network Attached Servers

The Network Attached Servers, or NAS, are fantastic backup solutions. A NAS is basically one or several hard drives plugged on your network, ready to receive your content. Paired with an automation software, you will not even need to plug an external drive to your computer. The more advanced ones offer interesting features as a remote access (to reach your NAS from the other side of the Earth for backing up your travel photos), multimedia options, etc… I personally use an old Synology DS111, an older generation model with only one 4TB hard drive. It’s enough for my needs, for now.

Note that NASes accepting several drives usually offer RAID features, having for scope to offer more performance and/or more redundancy. However having a redundancy oriented RAID doesn’t mean there is no need to duplicate the files anymore, as the NAS server itself may fail and you may lose your data anyhow.

Its main disadvantage is the money investment at the beginning, that may be a blocker.

  • Cloud solutions

Definitely the easiest and safest solution to run, but also the slowest and usually the most expensive. You can rent a cloud space somewhere on Internet and back up your photos in a redundant, secure place. It relies on the speed of your internet connection (uploading a few TB of data may take days, or even weeks…), and can get expensive for a large amount of data. Last, but not least, some photographers might not be comfortable having their files on a third party server. I would however bet that in a near future it will become the default solution for a majority of us, as the internet connections gets faster and the storage costs go lower.

How do I do, what is my actual backup workflow?

After a few years of not backup anything up at all, I switched to just having a few DVDs burned once even other months. As my needs grew and grew (shooting more and more, in RAW, and not just random personal photos) I had to switch to a more serious backup workflow.

  1. Daily, I save the content of my SD card on my main laptop (only the photos from the last time, of course). There goes the Lightroom import of the RAWs etc… I leave the photos on the SD card. By the way, I’ve set up Lightroom to automatically write XMP files, in case my catalogue gets corrupted, or if I want to import a RAW in another software.
  2. An Rsync script runs daily to back up the new content on my NAS. Rsync is very powerful as it knows how to ignore already existing files, avoiding useless network traffic with 20+ MB RAWs when backing up my current folder (as I wrote this article, the “2015” folder). So at this moment I have 3 copies of a photo: 1 on the SD card, 1 on my computer, 1 on my NAS.
  3. Every 2 to 3 weeks I do a backup on an external drive at my parents’. It is my offsite backup.
  4. I keep the photos as long as possible on my SD cards, emptying them only once I do the offsite backup. I also keep them at my office, acting as a temporary offsite backup.
  5. I also generate JPEGs that I put on my NAS and website’s server, for an easy browsing but also as another offsite backup.
  6. So I finish with:
    • 1 RAW on my computer
    • 1 RAW on my NAS
    • 1 RAW offsite (at my parents or at the office)
    • 1 JPEG on my NAS
    • 1 JPEG offsite on my server

I’m really thinking about replacing the last 3 steps by a cloud oriented solutions, but for now I find the costs to be a bit too high. I’m confident that in the next years I will take the plunge.

In the end, backing up is only a matter of priorities. Are your files critical or not? Are you ready to take a risk with them? How much will the cost of your files cost you? Once you figure this out, the rest will be easy 🙂